In questo blog parlo sempre di allenamenti, ma appena posso
cerco di non dimenticarmi che spesso ad allenarsi non sono professionisti bensì
persone che di lavoro non fanno gare sportive, e che perciò devono trovare la
maniera di seguire la loro passione e raggiungere i propri obiettivi sportivi
pur avendo del tempo limitato.
Uno degli aspetti più utili in questo senso è rappresentato
dalla (buona) gestione degli impegni. Se si riesce a compiere questa operazione
con efficacia tutto ciò che ci proponiamo diventa possibile, altrimenti
rischiamo che i nostri sforzi, per quanto continui e disciplinati, risultino
vani.
Per fare questo è necessario che, a monte, siano chiare le
vostre priorità. Non mi addentrerò in questo tema, che richiederebbe spazio
autonomo, basti però ricordare che le priorità sono necessarie perché è
impossibile fare “tutto” ciò che ci sarebbe da fare (mettetevi l’anima in pace…).
Parlare di priorità significa avere sufficientemente chiaro cosa volete essere,
quali sono i vostri ruoli nella vita, e qual è la vostra missione.
Detto questo, torniamo all’organizzazione degli impegni, e per
prima cosa classifichiamoli. A una prima occhiata infatti può sembrare tutto
decisivo, ma se fate attenzione non è così. Prendete la vostra lista di cose da
fare (se non l’avete, buttatela velocemente giù) e per ognuna delle cose
segnate domandatevi: è una mia priorità? È qualcosa di urgente? È qualcosa di
importante?
Ecco che a questo punto è bene chiarire il concetto di “importanza”.
Le attività importanti sono quelle che ti consentono di organizzare al meglio
il lavoro, indirizzando le forze verso una direzione precisa oppure consentendoti di
risparmiare tempo in seguito. Per fare un esempio piuttosto semplice,
rispondere alle risposte dei clienti durante la giornata per fare assistenza telefonica
è un’attività urgente, mentre fare una riunione per valutare l’opportunità di
acquistare un risponditore che raccolga le chiamate dei clienti, evitando la
dispersione dell’attività “assistenza telefonica” sull’intera giornata, è una
cosa non urgente ma importante perché è in grado di migliorare le cose in
futuro.
Ok, una volta chiaro quale dei vostri impegni è una
priorità, cosa è urgente e cosa è importante, fate un po' di pulizia. Prendete ciò che non è una vostra
priorità e toglietelo di mezzo. Fatto? Bene, ora togliete anche tutto quello
che non è né importante né urgente. Una volta compiute queste due operazioni vi
troverete di fronte a ciò che vale la pena considerare. Evidenziate quelle
attività che presentano tutte e tre le qualità sopra descritte (priorità, urgenza,
importanza) e piazzatele subito in agenda, decidete cioè quando farle e quanto
tempo ci metterete per ognuna di esse. Ecco, avete appena previsto di fare le
attività “decisive”.
Adesso spero per voi che a questo punto la vostra giornata
non sia già piena. In caso contrario non potete fare altro che rimandare il
resto, sapendo però che vi occuperete delle cose per voi più utili e efficaci.
Se invece avete dei buchi, bisogna valutare se riempirli oppure no. Sì, perché
prevedere una giornata dove gli impegni si susseguono a ruota, senza sosta, non
è una buona soluzione, e alla lunga può creare stress oltre che un pessimo
rendimento. Dovete infatti mettere in conto dei momenti di “recupero”
fondamentali per poter rendere al massimo.
Avete considerato le attività decisive e anche dei tempi di
recupero e avete ancora del tempo? Bene, allora prendete gli impegni che sono
prioritari e urgenti, ma non importanti, e trascriveteli da un’altra parte. Si
tratta di quelle attività delle quali vi potete occupare nel tempo “rimasto”
dalle priorità iniziali e dai tempi di recupero, e che potete decidere di fare
sul momento. Non è fondamentale, in questo caso, inserire in agenda questo tipo
di eventi indicandone la durata, in quanto sono attività da considerarsi
“eventuali”. Stesso discorso potrete fare, se avrete ancora tempo, con gli
impegni prioritari e importanti ma non urgenti
Pronti?
Prima di cominciare ecco un’ultima avvertenza. Non fate l’errore classico di
inserire nella vostra lista soltanto gli impegni di lavoro, metteteci anche
quelli che riguardano le altre sfere della vostra vita (amore, amicizia,
famiglia), giacché meritano anch’essi considerazione nella vostra agenda.
L’attenzione per tutte le parti di voi stessi aiuterà a dare equilibrio alla
vostra quotidianità, e in definitiva alla vostra vita.